В России с 2015 года введено новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) заведение отсылает в ФМС. Неисполнение данного обязательства чревато довольно значительным взысканием - до 300 тысяч рублей. Руководство гостиницы само имеет право избирать метод предоставления сведений. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Впрочем в условиях высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий тяжело предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет оформляться вручную. К тому же, необходимо иметь в виду, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для гарантии своевременной сдачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет задействовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти все гостиницы вынесли решение совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было выработано несколько специальных программных продуктов.
Как правило административная структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, разрешающими автоматизировать процесс оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение во много раз. Персонал гостиницы обучен работе с такими программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта множественным персоналом - достаточно непростой процесс. Производители специализированной программы для передачи данных о постояльцах контур фмс для гостиниц предлагают отличное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Подобный процесс осуществляется очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Наряду с этим хозяйственный субъект, направивший сведения в фмс имеет постоянный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. К тому же у гостиниц сейчас есть возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
